DFAT寻求通过SaaS升级其数字资产管理系统

它补充说，其当前系统不满足信息，记录和隐私管理的要求，而且其当前的视听资料收集(无论是在数量上还是在相关的元数据上)都不完整。

在安全方面，DFAT说，当前的系统没有良好的安全控制”，着重指出应该更广泛地使用被锁定的资料，并且当前的分散式系统使其难以实现这一目标。

同时，该部门在其招标文件(RFT)中概述了视听材料无法在其当前存储的工作区域之外访问的情况，而且其面向公众的收藏品非常有限。

DFAT表示，新的系统必须可供87个国家/地区的180多个位置的所有DFAT员工和投资组合机构(包括经批准的公共用户，例如非政府组织员工)使用。

DFAT在其新系统中正在寻找的其他要求包括：基于元数据并与DFAT网站集成的搜索功能;能够使存储在视听库中的所有文件都未分类;DFAT工作人员可访问所有通过Intranet内部和公共使用的内容;所有系统都可以轻松地归入子库;能够清楚地查看上传大小信息以及后续步骤的说明;并能够将文件上传到安全的存储容器中，该容器最多可用于存储或传输内容30天，然后再通过预先配置的工作流程将其提供给用户使用。

该文件说：预计该系统将提供一个集中的，可访问的系统，该系统可提供安全性，结构和易用性。”

它还将引入新功能来解决当前系统中出现的问题。基于云的系统将需要实施全面的元数据，实施基于角色的适当安全性，并且可以通过任何设备(移动设备)在全球范围内轻松访问和台式机)，跟踪材料(分析)的使用，具有高级搜索功能，与其他网站进行交互/交互以及满足最低WCAG 2.0 AA以及信息，记录和隐私管理的要求。”

DFAT表示，新系统也不能限制内容和文件大小，因为它指出当前系统没有任何可扩展的选项来实现未来的增长”。